Au titre d’auto-entrepreneur et peu importe votre activité, vous avez certaines obligations à tenir. Parmi elles, il est obligatoire de tenir une comptabilité. À l’instar d’une entreprise standard, il s’agit d’une comptabilité allégée et simplifiée. Voici nos conseils pour savoir bien tenir un livre de comptabilité en tant qu’autoentrepreneur.
Les obligations comptables en tant qu’autoentrepreneur
Autoentrepreneur, vous bénéficiez d’un régime micro-social (BIC ou BNC) et c’est grâce à ce statut que vous disposez d’une comptabilité réduite au minimum. C’est-à-dire que vous n’avez pas à livrer un bilan comptable ni de déclaration de TVA à faire au service des impôts. Vous avez néanmoins quelques devoirs dont voici le détail.
Comment tenir un livre de recettes ?
La tenue d’un livre de recettes est la principale obligation comptable à respecter en tant qu’indépendant. Pour ce faire, vous devez enregistrer tous les encaissements effectués par votre auto-entreprise, c’est-à-dire les recettes engendrées par vos prestations et services. Ce livre de comptabilité auto entrepreneur doit être mis à jour de façon quotidienne, dans l’ordre chronologique avec l’origine et le montant exact des recettes perçues dans le cas où vous auriez un contrôle fiscal. Tout doit être indiqué clairement et le plus détaillé possible pour qu’il n’y ait pas d’ambiguïté. À savoir : la date d’encaissement, le montant, le nom du client, la nature des recettes, le mode de règlement utilisé et les références des factures. D’un point de vue pratique, il est conseillé de tenir votre livre de recettes sous la forme d’un tableau mais très important, il doit être fait sur un support non modifiable comme le stipule les services publics donc vous ne pouvez pas rédiger un livre comptable auto entrepreneur sur un fichier Excel. Cependant, vous pouvez utiliser un format dit électronique mais adapté comme un logiciel de comptabilité par exemple.
Comment émettre des factures conformes et les conserver ?
Une autre obligation comptable en tant qu’indépendant en plus du livre de comptabilité auto entrepreneur est l’élaboration de factures conformes à la réglementation. En effet, une fois votre produit ou service réalisé et payé, vous devez émettre une facture en bonne et due forme à remettre à votre client pour que vous puissiez justement faire votre comptabilité chacun de votre côté. Pour qu’une facture soit conforme, elle doit contenir certaines mentions obligatoires qui sont les suivantes :
- Le numéro et la date d’émission de la facture;
- L’identité et l’adresse complète du client et de l’autoentrepreneur;
- Le numéro SIREN du client et de l’autoentrepreneur;
- Le numéro de TVA du client;
- Le descriptif détaillé des biens et services vendus;
- Le montant total facturé;
- La mention : “TVA non applicable – Art. 293B du CGI”;
- Les pénalités de retard et les frais de recouvrement.
Notez que les erreurs ou manquements en termes de facturation sont pénalisables. Pour vous simplifier la tâche, pensez à utiliser un logiciel de facturation et comptabilité adapté aux micro entreprises.
Nos conseils pour bien tenir votre livre de comptabilité en micro entreprise
Même si vos obligations comptables en tant qu’auto entrepreneur sont allégées, il est important d’être rigoureux dans la tenue de votre livre de comptabilité auto entrepreneur afin de gérer efficacement et correctement votre micro-entreprise. Prenez de bonnes habitudes et gagnez du temps, voici quelques conseils pour vous y aider.
Prendre du temps et avoir une bonne organisation pour gérer votre comptabilité
Tout d’abord, il faut vous dégager du temps pour gérer votre comptabilité au quotidien en prenant par exemple quelques minutes chaque jour. Ainsi, vous ne vous consacrez qu’à cette tâche et vous êtes concentré pour éviter les erreurs. Cela vous permet de faire toutes vos tâches comptables d’une seule traite : compléter votre livre de comptabilité auto entrepreneur, réaliser vos devis et factures mais également vos relances. Comme tout entrepreneur, l’organisation et la planification de toutes vos activités sont de mise pour être efficaces. Notez que vous devez conserver tous vos documents comptables pendant 10 ans: livres de comptes, factures, relevés bancaires… et que vous devez être en mesure de tout justifier en cas de contrôle fiscal. Pour cela, il est primordial de conserver les copies originales de ces pièces justificatives dans un classeur, portfolio ou tout autre support mais dédié à votre activité. Vous y mettrez ainsi tous les documents administratifs liés à votre micro-entreprise (banque, assurance, formulaire de création, extrait Kbis, etc.). Pour ranger vos factures et pouvoir les retrouver plus facilement, vous pouvez utiliser un autre classeur dans lequel vous allez les trier par année et par ordre chronologique.
Sécurisez vos documents et utilisez un logiciel de comptabilité pour autoentrepreneur
Quel que soit le format de vos documents : papier ou digital, il est indispensable d’en faire des sauvegardes régulièrement. Des documents peuvent se perdre facilement lors d’un déménagement ou être endommagés voir détruits lors d’un sinistre ou d’un problème informatique. Il est donc essentiel d’en faire des copies électroniques sur des supports numériques comme une clé USB, un disque dur externe ou encore dans un cloud. Tenir sa comptabilité en étant auto-entrepreneur peut s’avérer fastidieux. Pour cette raison, il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel de comptabilité propre au statut de la micro entreprise. Cela vous permet d’avoir tout au même endroit, comme votre livre de comptabilité auto entrepreneur, d’être automatisé donc de réduire les risques d’erreur et de vous faire gagner un temps précieux.
